WACOAL
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WACOAL
Accounting Re-engineering Project integrating business systems and accounting systems real-time and conformant to world-wide standards. A real project that will enable consolidated financial reporting of thirty-six subsidiaries by integrating thirty-two independent legacy systems to a new accounting system using XBRL-GL as a backbone data format. This is the first case of XBRL-GL implementation in the world. Wacoal in Japan is one of the first attempts to document the use of XBRL inside a company. Wacoal uses XBRL Global Ledger (GL). GL is an agreement on how to represent operational, business and accounting detail, including anything that is found in a chart of accounts, journal entries, or historical transactions (both financial and non-financial).
For Wacoal the main benefit of XBRL is that it forms a backbone for consolidated financial reporting in a complex company with 36 geographically dispersed subsidiaries. Not only has XBRL shortened its closing time by two days but it has also improved the quality of managerial reporting and decision making. Management staff now have financial data they can trust that is easily accessible but crucially they also have enough time to perform value-added analyses on it.
WACOAL
La Corporación WACOAL, fabricante y distribuidor de ropa situado en Kyoto, Japón, tuvo que hacer frente al reto de un problema clásico: mejorar perceptiblemente la calidad de los datos financieros disponibles para afinar en la toma de decisiones. Con ventas de 164 mil millones de Yenes por el año y 10.000 empleados (4.700 en Japón), tenían poco tiempo e insuficientes recursos para afrontar un cambio completo. Wacoal no está solo en su desafío; recientemente, la severa recesión de la economía japonesa y las nuevas amenazas de fabricantes de ultramar, especialmente de China, han estado forzando a la industria de ropa a alcanzar niveles más altos de la eficacia operacional tanto interna como externamente, a través de la cadena de valor de la ropa. Haciendo frente una presión económica intensa, Wacoal comenzó a revisar su sistema de información buscando respuestas. Al final se decidió un cambio radical, a la nueva tecnología XBRL-GL, usando XBRL para recoger apuntes contables y operaciones financieras elementales. Fue la primera instalación del mundo de este tipo.
Cuando Wacoal analizó sus sistemas de información, lo que se encontró no era muy halagüeño. La informática había estado creciendo según crecía la compañía, agregando sistemas según se iban necesitando, lo que dio lugar a una compleja mezcla de 32 sistemas independientes heredados. Muchos de estos sistemas heredados tenían más de 10 años de antigüedad. Para mejorar la calidad de la información en la toma de decisiones, Wacoal necesitaba una solución que conectase sus sistemas dispares para dar un flujo de datos consolidados. Estos cambios permitirían que la compañía alcanzara eficacia operacional y se concentrara en sus puntos fuertes. La pregunta era cómo realizar una tarea aparentemente compleja de integración de sistemas y plataformas en un tiempo muy corto y con un presupuesto de proyecto limitado.
La respuesta vino de codificar el libro de contabilidad en formato XBRL (XBRL-GL). El propósito de XBRL-GL es proporcionar un marco que facilite el intercambio de datos financieros entre las aplicaciones software que la compañía utiliza y otros agentes de información financiera, tales como préstamos, inversores, auditores, abogados, y reguladores. El formato de XBRL-GL hace conexiones entre diversos sistemas para intercambio de datos. XBRL-GL recoge no solamente el montante de la transacción, por ejemplo cobros dentro el balance, sino también otros los detalles del tipo de la operación, tales como quién acordó los detalles de la operación y cuando; de donde vino la operación; quién estuvo relacionado con la operación; quién es el proveedor, el cliente, y el firmante; y qué clase de documentos (factura, cheque, recibo, etc.) dan soporte a la operación.
El nuevo sistema de información financiera de Wacoal respondía a dos conceptos: Velocidad y Coste. Ha de manejar toda la información financiera del grupo WACOAL, interactuando con muchas clases de sistemas heredados, que funcionan en ordenador central (Host), miniordenadores, servidores UNIX, y Ordenadores Personales.
El sistema de información financiera es apenas uno más de de los sistemas de gestión, donde nadie pone especial cuidado cuando se diseñan y construyen los diversos sistemas de gestión. Son múltiples entradas, con diferentes lógicas y cálculos, y el mantenimiento es complejo.
La integración y mantenimiento con los sistemas heredados se simplifican usando XBRL GL como interfaz estandardizado. Se trascriben los datos de muchos tipos de documentos de muchas clases de sistemas heredados, que funcionan en distintas plataformas. Es una estructura de dos capas, que consisten en un motor de conversión XBRL GL, y en un núcleo con lógica de negocio que haga fácil su ampliación y/o modificación.
Para Wacoal la ventaja principal de XBRL es que forma una espina dorsal para el flujo de la información financiera consolidada en una compañía compleja con 36 subsidiarias geográficamente dispersas. No sólo XBRL ha acortado el plazo de cierre de la contabilidad en dos días, sino también ha mejorado la calidad de la información y de la toma de decisiones directivas. La gerencia ahora tiene datos financieros confiables, fácilmente accesibles, y lo que es crucial: bastante más tiempo para realizar análisis de valor añadido.
